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Compte rendu du groupe de travail du 8 octobre 2013 au Rectorat
FlashActu : DT-ULYSSE
Publié; le 10 octobre 2013 | Snudi Fo 33

Heureux qui comme Ulysse* …

Compte rendu du groupe de travail du 8 octobre 2013 au Rectorat

*Outil de gestion des frais de déplacement temporaires DT-ULYSSE

Après avoir cherché une salle (car celle qui était prévue n’allait plus ? ), nous avons été reçus (salle "Montaigne" !) par le secrétaire général adjoint, Yvon MACE, assisté de Caroline, Béatrice et Catherine André. Catherine (DAF3, 05.57.57.38.32, Catherine.Andre@ac-bordeaux.fr) est la "Madame Ulysse" du Rectorat. Il y avait les représentants de la FNEC-FP-FO , ceux de l’UNSA et ceux de la FSU . L’équipe du Rectorat nous a présenté son "guide du TZR" (envoyé à tous les chefs d’établissement) et l’application DT Ulysse qui, depuis 2009, gère les frais de déplacement des personnels (pas les ISSR !!! Rien que les frais de déplacement ! ). La Cour des comptes vient de rappeler à l’ordre le Ministère afin que les frais de déplacement soient régulièrement remboursés aux personnels.

Le principe :

- La convocation reçue va permettre un "acte administratif" qui est la saisie d’un "ordre de mission" (OM).
- Cet OM va être validé par l’autorité hiérarchique qui confirme ainsi la réalité de la convocation.
- L’OM est validé.
- L’OM validé va permettre de créer un "état de frais" (EF) et l’agent peut se rendre à sa convocation.
- Cet EF va être validé par l’autorité hiérarchique qui confirme ainsi la présence de l’agent sur les lieux de la convocation (feuille d’émargement)
- L’EF est validé
- L’EF validé va permettre à "Chorus" de rembourser les frais de déplacement

Facile, non ?

Ces 7 étapes constituent la procédure suivie par Ulysse : 3 pour l’OM & 4 pour l’EF. Toute cette procédure est très bien expliquée sur le site du Rectorat (pas celui de la DSDEN)/déplacement/ulysse.

Avant, il fallait créer la première étape AVANT de se déplacer. Maintenant, on peut tout faire après la date de la convocation. Et même plus, car Ulysse "fonctionne sur des périodes de 4 ans ... donc, vous avez 4 ans, mes chers collègues pour vous faire rembourser vos déplacements. Après, c’est trop tard ... tant pis pour vous !

La saisie :

OK, la première saisie sur Ulysse n’est pas simple mais "c’est un coup à prendre". D’abord, il faut bien renseigner ce qui ne change pas (fiche de renseignement, inscription)...c’est long mais après, on n’y touche plus. Ensuite, il y a les déplacements "réguliers" (surtout pour les TZR). Il suffit maintenant de noter dans "l’onglet date", une période (ex : "du 1er au 31/10/2013") et de préciser ensuite, dans les commentaires, les jours où ces déplacements ont réellement été faits (ex : "octobre : 8, 10, 14, 15 et 22). Ensuite, Ulysse crée lui-même le nombre d’OM qu’il faut (5 dans l’exemple)....plus besoin de saisir n fois le même trajet ! Pour tout le reste, pas de changement par rapport à l’ancienne procédure.

Les questions :

Et pour le 1er degré ?

Les représentants de la FNEC-FP-FO interpellent M. Macé sur le problème des enseignans du premier degré qui n’ont pas reçu le guide du TZR (normal, car il n’y a pas de TZR dans le 1er degré) et qui ne peuvent pas se faire rembourser leurs frais pour la bonne raison que les références "centre de coût chorus" et "enveloppe budgétaire" ne sont jamais notés sur les convocations envoyées pas les IEN (qui sont nos "chefs d’établissement").

Yvan MACE est très surpris de cela et il s’engage à mettre en place un centre de coût chorus et une enveloppe budgétaire pour que les enseignant du premier degré puissent se faire rembourser leur frais de déplacement, lorsqu’ils sont convoqués (animations pédagogiques, convocations à l’IEN, .....). Ces codes devront être inscrits sur la convocation reçue ! Quant à un guide du "Titulaire Remplaçant (TRS, BD, ZIL)", ce n’est pas de son ressort mais de celui du DASEN.

Que sont ces frais de déplacement (FD) ???

Ce ne sont pas des ISSR ... C’est une participation de l’employeur au cout du déplacement de l’agent de sa résidence administrative vers le lieu de la convocation (ne jamais cocher "résidence familiale" sauf dans un cas très particulier, voir ci-après). Si un déplacement a lieu dans la résidence administrative, il ne permet pas d’obtenir un remboursement des FD. La résidence administrative n’est plus l’établissement où travaille l’agent mais la commune où se trouve cet établissement. De plus, un déplacement dans la commune limitrophe ne permet pas non plus de remboursement ! Et "cerise sur le gâteau", certaines communes sont considérées comme "unifiées". C’est le cas, par exemple, pour le "cœur de CUB" (Floirac, Cenon, Lormont, Bassens, Bègles, Talence, Pessac, Mérignac, Eysines, le Bouscat,...) où les déplacements se font à l’intérieur d’une même "résidence administrative" (voir liste de ces communes "unifiées" autour de Bordeaux, Pau et Agen, sur le site du Rectorat) Attention ! Un déplacement de Cenon vers Artigues ne donnera pas lieu à un remboursement (communes limitrophes) mais un déplacement de Bègles à Artigues, oui ! (communes non limitrophes) Alors que le déplacement de Cenon à Bègles ne donnera rien (même "résidence administrative")....C’est clair ???

Taux de remboursement : sur la base du tarif SNCF (2nde classe). Il existe bien un tarif de remboursement kilométrique de la fonction publique. Mais comme c’est moins avantageux pour l’État et qu’il a le choix (décret 2006/781, article 10 et arrêté du 3/06/2010) et bien, on prend le tarif SNCF ! C’est comme ça ! En plus, comme ce tarif ne dépend pas du prix de l’essence, c’est mieux !

Et les frais de repas ? On peut aussi se les faire rembourser (il y a un onglet pour ça) mais il faut que la convocation "couvre" la période entre 11h et 14h. Sinon, ce n’est pas possible sauf si l’agent prouve qu’il lui est impossible, du fait de sa convocation, de prendre tranquillement un bon repas (Ulysse tient compte du temps de trajet pour se rendre au lieu convoqué).Exemple : Un collègue est convoqué de 9h à 12h et il doit reprendre son service "normal à 14h. S’il peut prouver que le temps de trajet ne lui permet pas de prendre son repas, alors il touchera une indemnité repas, soit 7,63€ ! Tout cela sera donc traité personnellement pas Mme André, au "cas par cas" !

A quoi ça sert alors la "résidence familiale" ? Réglementairement, le Rectorat a la possibilité de rembourser le trajet "le plus court". Donc, si ça l’arrange, Ulysse peut bloquer un OM et demander que l’agent modifie le lieu de résidence. C’est tout ! ... Il y a aussi une autre possibilité ... c’est en cas de convocation, hors "temps de travail" (conseil d’école, conseil de classe,.....donc "hors" des heures travaillées : tard le soir, le samedi, ou pourquoi pas le dimanche ou pendant les vacances ?). Le collègue n’est pas sur son lieu de travail mais dans sa résidence familiale....il touchera donc son remboursement depuis sa résidence familiale jusqu’au lieu de convocation (même si ce dernier est sa résidence administrative)

Anomalies bloquantes Souvent, on ne peut pas "avancer dans Ulysse" parce que c’est bloqué.. Cela est dû soit à une anomalie bloquante et dans ce cas, Ulysse dit où ça le coince et c’est souvent une mauvaise saisie facile à remédier, soit cela est dû au fait que "100% de la dotation ont déjà été utilisés"....Alors ça, c’est fréquent mais ce n’est pas vraiment "bloquant" car les enveloppes budgétaires sont régulièrement réapprovisionnées. Donc, il suffit d’attendre quelques jours, de reprendre son OM et de le revalider et zou.....ça marche ! En fait, plus on avance dans l’année civile et plus ça coince ! Quand ça fonctionne vraiment bien, l’ensemble des 7 étapes se règle en, plus ou mois, 2 fois 15 jours !

cale

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